RFND · Rückholung von Erstattungen
Erstattungen
Steuerung und Rückholung von Erstattungen: Erstattungsanträge in BSPlink, indirekte Erstattungen, Nachverfolgung bei Airlines, Abgleich.
Beratung vereinbarenKurz gesagt
Bei Erstattungen bleibt das Geld des Reisebüros hängen. Falsch im GDS abgewickelte Direkterstattungen werden zu ADMs; Erstattungsanträge bleiben in BSPlink unbeantwortet; Passagiere drängen das Reisebüro, während das Reisebüro der Airline hinterherläuft. Wir wickeln die Erstattungen richtig ab (richtiger Kanal, vollständige Unterlagen, beharrliche Nachverfolgung) und gleichen Zurückgeholtes mit Ihrer Abrechnung ab, damit es tatsächlich verbucht wird.
Eine fällige, noch nicht zurückgeholte Erstattung ist Ihr Geld, das eine Airline finanziert. Die Arbeit besteht darin, im richtigen Kanal einzureichen, in festem Rhythmus nachzufassen und Zurückgeholtes mit Ihrer Abrechnung abzugleichen.
Für wen
- Reisebüros mit einem Rückstau alter Erstattungsanträge und niemandem, dessen Aufgabe es ist, ihnen nachzugehen.
- Reisebüros, die durch Bearbeitungsfehler immer wieder Erstattungen in ADMs verwandeln: falsche Gebühr, falsche Steuern, Erstattung über den falschen Kanal versucht.
- Reisebüros, die eine Störung verkraften müssen (Insolvenz einer Airline, Massenstornierung) und eine systematische Rückholung brauchen.
Was enthalten ist
- Eine vollständige Bestandsaufnahme erstattungsfähiger Posten: nicht abgeflogene Tickets, Restwerte aus Umtausch, ungenutzte Steuern, offene Erstattungsanträge.
- Die richtige Kanalwahl für jeden Posten (Direkterstattung über das GDS, wo erlaubt, sonst Erstattungsantrag über BSPlink), mit Gebühren und Steuern nach den Tarifregeln berechnet.
- Einreichung der Erstattungsanträge mit vollständigen Unterlagen und regelmäßige Nachverfolgung jedes offenen Postens bis zur Abrechnung oder förmlichen Ablehnung.
- Eskalation unangemessen verzögerter oder abgelehnter Anträge bei der Airline.
- Abgleich der zurückgeholten Beträge mit Ihrer BSP-Abrechnung und ein Abschlussbericht: was zurückgeholt, was abgelehnt wurde und warum.
Häufige Fragen
Wann ist ein Erstattungsantrag statt einer Direkterstattung der richtige Weg?
Grob gesagt: Direkterstattung über das GDS, wo Ticket und Einstellungen der Airline es zulassen, Erstattungsantrag über BSPlink, wo nicht: ältere Tickets, teilweise abgeflogene Reisen, Fälle mit Freigabe oder Ausnahmegenehmigung der Airline. Eine falsche Wahl kostet Wochen oder erzeugt ein ADM. Die Kanalwahl ist das Erste, was wir bei jedem Posten prüfen.
Wie weit zurück lassen sich Erstattungen zurückholen?
Die Gültigkeit des Tickets und die Regeln der jeweiligen Airline setzen die praktische Grenze, und sie ist kürzer als erhofft. Die Chancen sinken mit dem Alter deutlich, was dafür spricht, Erstattungen monatlich statt einmal im Jahr zu prüfen.
Eine Airline hat den Betrieb eingestellt und schuldet uns Erstattungen. Was nun?
Dann ist es ebenso eine Insolvenzfrage wie eine BSP-Frage. Wir helfen Ihnen, einzureichen, was das Abrechnungssystem und das Insolvenzverfahren noch zulassen, Ihr Risiko sauber zu dokumentieren und keine weitere Arbeitszeit in Beträge zu stecken, die realistisch verloren sind. Wir tun nicht so, als sei eine Rückholung wahrscheinlich, wenn sie es nicht ist.
Passt das zu Ihrer Situation?
Senden Sie eine kurze Beschreibung per E-Mail oder WhatsApp. Das Diagnosegespräch ist kostenlos und zeigt, ob dies die richtige Leistung ist oder eine andere besser passt.